Tips bij videoconferencing
Koper en verkoper zitten graag bij elkaar aan tafel. Of het nu gaat om een kennismakingsgesprek of het sluiten van een deal; face-to-face contact heeft de voorkeur. Soms is dit niet mogelijk. En sinds de zomer van 2020 is er om begrijpelijke redenen een sterk toegenomen vraag naar andere oplossingen. Videobeldiensten als Facetime, Skype en Zoom bieden hier vele mogelijkheden: elkaar spreken, zien en zelfs documenten en scherm delen zijn veel gebruikte opties. Op deze manier kunnen koper en verkoper ook op afstand een beter beeld krijgen van elkaar, van de webshop en de mogelijke deal.
Een videocall vergt een andere aanpak dan een telefoongesprek of een face-to-face afspraak. Het kan op het begin erg ongemakkelijk zijn. Om de video gesprekken zo goed mogelijk te laten verlopen kunt u zich voorbereiden volgens onderstaande tips:
Oefen het gesprek
Het instellen van het juiste programma en/of app, met alle geluids-, beeld- en verbindingsopties, kost meestal even tijd. Handig is om van tevoren met elkaar af te spreken welke videobeldienst gebruikt wordt en deze dan in eigen kring te testen. Op deze manier raakt u vertrouwd met de software en zorgt u dat het beeld, geluid en verbinding op orde zijn.
Als u van opties gebruik wilt maken als het delen van uw scherm, is het belangrijk deze functies ook te testen. Wees bewust dat deze functies niet via What's app (op de telefoon) beschikbaar zijn.
Zorg voor een rustige omgeving
Een rustige omgeving laat de focus op het gesprek en elkaar liggen. Het best is een plek met een neutrale achtergrond. Daarbij is het belangrijk dat u niet, of zo min mogelijk, gestoord wordt. Dit kan door mensen in uw directe omgeving maar ook door inkomende gesprekken en mails. Zorg ervoor dat uw andere notificaties op stil staan, waar mogelijk, en dat u uw volle aandacht bij het gesprek kan houden.
Wanneer u toch gestoord wordt of een korte pauze benodigd is, laat dit dan gerust weten aan de ander. Onthoud wel: als het gesprek nog loopt kan de ander nog alles horen en/of zien.
Opbouwen van vertrouwensband
Het koop/verkoopproces is niet alleen gebaseerd op cijfers maar ook op vertrouwen. De band en het vertrouwen groeit wanneer koper en verkoper bij elkaar aan tafel zitten. U kunt de ander direct in de ogen kijken en de lichaamstaal spreekt vaak boekdelen. Tijdens videobellen is dit moeilijker te analyseren en kan het vertrouwen lastiger op gang komen. U kunt twee dingen doen om de videocall zoveel mogelijk op een ontmoeting in het echt te laten lijken: zorg dat u geheel in beeld bent, niet slechts ingezoomed op uw gezicht, maar ook schouders en armen. En kijk de ander recht in de ogen (in de camera) aan. Kijk dus niet naar u zelf op het scherm.
Maak een agenda of spiekbriefje
Wat het doel van het gesprek ook is, kennismaking, verdieping of zelfs het sluiten van een overeenkomst, voorbereiding is belangrijk. U kunt met elkaar een agenda opstellen voor het gesprek. Op deze manier kunnen alle onderwerpen puntsgewijs aan bod komen zonder dat iets vergeten wordt. Handig is om elkaar van te voren, per onderwerp, vragen toe te sturen. Zo kan de andere partij zich voorbereiden en (kwalitatieve) antwoorden klaar hebben.
Als het contact nog pril is en u (nog) geen agenda wilt zetten kunt u gebruik maken van een spiekbriefje. Dan onthoudt u toch wat u wilt vragen of zeggen zonder dat het natuurlijke verloop van het gesprek wordt aangetast.
En ten slotte: Sluit het gesprek goed af
Een goed gesprek wordt ook goed afgerond. Bij videogesprekken kan een natuurlijk verloop van het gesprek moeilijker zijn. Het kan dan vervelend overkomen als een partij “opeens” moet ophangen. De afsluiting is belangrijk. Wij raden aan om uw wens het gesprek te beëindigen tijdig aan te geven (e.g. 15 min voor het eind). U kunt ook aan het begin van het gesprek al aangeven wanneer u het gesprek wilt beëindigen. Op deze manier zijn de verwachtingen aan beiden kanten duidelijk en zorgt dit voor een goede afronding. Laat in de afronding ook weten wat het volgende contact moment zal zijn en hoe dit plaats zal vinden (video, mail, real-life, telefonisch etc.). Zo weten beiden partijen wat te verwachten en zijn er geen losse eindjes.
